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違う事業向けの個人情報の変更は反映してもよいですか? ~ 社内提供の義務2 ~

「個人情報の提供は『社内提供なら大丈夫』とお聞きしました。それでは、違う事業向けに受け取った個人情報の変更情報も社内提供してもよいのでしょうか?」とご質問頂きましたので、こちらでご紹介します。

社内提供の義務

回答

前回と同じく、「提供してもよいが使えるかどうかは別問題」です。

義務の内容

この質問の回答は、個人情報取扱事業者の義務の内、次の3つの義務に関係します。

  1. 提供の義務
  2. 利用の義務
  3. 保管の義務

提供の義務

社内提供なら大丈夫」でお話した内容と同じです。

利用の義務

基本的には、「社内提供なら大丈夫」でお話した内容と同じです。

異なるのは、それぞれの事業での個人情報の「利用の目的」が同じであるか?を確認するです。

違う事業向けというご質問なので、社内では、2つ以上の事業をされているはずです。
取得の義務でお話をしたように、それぞれの事業ごとに個人情報を取得するのであれば、取得するタイミングが異なるので、事業ごとに「利用の目的」を通知が必要となります。
この場合、変更情報を提供する事業と受領する事業とでは、「利用の目的」が同じではないことも起こりえます。
同じでなければ、変更情報を共有することについても、あらかじめ本人の同意が必要と考えられます。

保管の義務

前回お話した「社内提供なら大丈夫」では出てこなかった義務です。

保管の義務でお話をしたように、個人情報取扱事業者には、「利用目的の達成に必要な範囲で、個人データ内容を正確でかつ最新の内容にする義務」があります。
個人情報の変更を知りながら、変更を反映しないでは、「正確でかつ最新の内容」とは言えません。
義務を守るためであれば、合法に個人情報を提供した先の他事業の個人情報についても、変更情報を利用して、変更できないと困ります・・・

このため、「利用の義務」のところでお話したような本人の同意が必要な場合以外は、変更の反映ができると考えます。

まとめ

次の3つの事を確認しましょう。

  • 社内の他事業に提供すること
  • 社内の他事業と個人情報の提供を受けた事業の利用目的が合致すること
  • 社内の他事業で変更情報を共有すること
社内だから大丈夫と安易に考えず、不適切利用とならないよう、気を付けましょう。

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