記録はどのくらい保管しなければならないの？　～　個人情報の提供時・受領時の記録の保管期間について　～

• 投稿日：2018-01-17　
• 最終更新日：2018-06-26　
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• カテゴリ：記録内容

前回は、個人情報の提供時や受領時に記録する媒体についてお話しました。
今回は、その記録をどのくらいの期間、保管する必要があるのか？をお話します。

記録の保管期間は？

保管期間については、提供時、受領時で差がありません。
このため、一括してお話します。

原則

保管期間の原則は、３年です。

ご注意いただきたいのは、台帳などにまとめた場合です。
最後に台帳に記載してから３年ということです。
複数行の台帳の場合、１行目の記載と最終行の記載の日付が異なることは多くあります。
このような場合、最終行の記載から３年となり、１行目は３年以上、保管することになります。
１行目から３年ではないので、ご注意ください。

原則というくらいなので、例外があります。

例外

例外は下記の２つです。

1. 契約書等の代替手段による方法
2. 一括して記録を作成する方法

それぞれについて分けてお話します。

契約書等の代替手段による方法

個人情報の提供時や受領時に記録する内容でお話したように、契約書などを記録の代わりに保管する方法があります。
この場合、次の期間、その代わりになる書面などを保管しなければなりません。

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期間は、最後に当該記録に係る個人データの提供・受領を行った日から起算して１年を経過する日まで。

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この１年という期間は、原則の３年より長くなることがあります。
それは、同一の契約に基づき、何度も提供している場合です。
最後にとなっているので、例えば、毎年提供するよう場合、３年を超えるようなことが起こりえます。
このため、必ず短期間になるわけではないので、ご注意ください。

一括して記録を作成する方法

記録の作成時期でお話しましたように、一定期間に何度も提供・受領する場合、一括して記録を作成できます。
この場合の期間は以下の通りです。

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最後に当該記録に係る個人データの提供・受領を行った日から起算して３年を経過する日まで。

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一定期間に何度も行われる提供・受領が終了してから３年なので、記録の中では一番長くなります。

タグ：データベース等, 個人データ, 個人情報, 個人情報取扱事業者, 提供, 記録媒体

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