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記録はどのくらい保管しなければならないの? ~ 個人情報の提供時・受領時の記録の保管期間について ~

前回は、個人情報の提供時や受領時に記録する媒体についてお話しました。
今回は、その記録をどのくらいの期間、保管する必要があるのか?をお話します。

記録の保管期間は?

保管期間については、提供時、受領時で差がありません。
このため、一括してお話します。

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原則

保管期間の原則は、3年です。

ご注意いただきたいのは、台帳などにまとめた場合です。
最後に台帳に記載してから3年ということです。
複数行の台帳の場合、1行目の記載と最終行の記載の日付が異なることは多くあります。
このような場合、最終行の記載から3年となり、1行目は3年以上、保管することになります。
1行目から3年ではないので、ご注意ください。

原則というくらいなので、例外があります。

例外

例外は下記の2つです。
  1. 契約書等の代替手段による方法
  2. 一括して記録を作成する方法
それぞれについて分けてお話します。

契約書等の代替手段による方法

個人情報の提供時受領時に記録する内容でお話したように、契約書などを記録の代わりに保管する方法があります。
この場合、次の期間、その代わりになる書面などを保管しなければなりません。

期間は、最後に当該記録に係る個人データの提供・受領を行った日から起算して1年を経過する日まで。

この1年という期間は、原則の3年より長くなることがあります。
それは、同一の契約に基づき、何度も提供している場合です。
最後にとなっているので、例えば、毎年提供するよう場合、3年を超えるようなことが起こりえます。
このため、必ず短期間になるわけではないので、ご注意ください。

一括して記録を作成する方法

記録の作成時期でお話しましたように、一定期間に何度も提供・受領する場合、一括して記録を作成できます。
この場合の期間は以下の通りです。

最後に当該記録に係る個人データの提供・受領を行った日から起算して3年を経過する日まで。

一定期間に何度も行われる提供・受領が終了してから3年なので、記録の中では一番長くなります。

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