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マンション管理組合の「従業員」とは? ~ 個人情報取扱事業者の質問3 ~

「『マンション管理組合も、個人情報保護法の規制を受けるのですか?』で、マンション管理組合も個人情報取扱事業者になると見ました。この場合、従業員などを監督する義務があるとも読みました。委託先として、マンション管理会社はわかるのですが、それ以外に従業員になる人はいますか?」とご質問いただいたので、ご紹介します。

回答

ご質問の従業員は、
  • マンション管理組合の実務・事務を行う人
  • マンション管理組合の監査を行う人
  • マンション管理組合の仕事の依頼を受ける外部の人
などが該当者になります。

マンション管理組合の「従業員」とは?

監督に関する個人情報取扱事業者の義務とは?」で、監督する対象は、
  1. 従業者
  2. 委託先
とお話をしました。

マンション管理組合の委託先とは?

委託先については、代表例は、ご質問にあった「マンション管理会社」です。
その他にも、「工事業者さん」もありえます。
工事する場所によっては、住民の名前などを通知(=提供)することもあるからです。

他にも、住民の名前などの個人情報を外部の業者さんに通知(=提供)して何かをお願いする場合が委託先になります。

マンション管理組合の従業員とは?

こちらについては、「監督に関する個人情報取扱事業者の義務とは?」の「監督対象となる従業者の範囲」でお話しているように、雇用されていない関係者も含まれます。
このため、
  • マンション管理組合の理事など、組合の実務・事務を行う人
  • マンション管理組合の監事など、組合の監査を行う人
などが該当者になります。
「理事など」や「監事など」の「など」は、組合によって、呼び方が異なることがあるためです。

理事など

理事などは、実務上、住民の個人情報を扱うことが避けられないので、対象者になります。

監事など

監事などは理事などが行った活動を監査します。
活動全てを見ることはできませんから、監査のためには、「理事など」が作成した文書などの記録を見ることになります。
文書などの記録には、個人情報が記載されていることもありえます。
個人情報を見る可能性があるため、対象者になります。

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