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議事録には印鑑が必要でしょうか?

「議事録には印鑑が必要でしょうか?」とご質問いただきましたので、ご紹介いたします。
以前お話をした「議事録は作成しなければならないのでしょうか?」と合わせて、ご質問をいただきました。

株主総会議事録・取締役会議事録

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議事録関係のご質問

株主総会の議事録、保管していますか?」をお読みいただいた方から、次のようなご質問をいただきました。
それぞれ分けてお話をします。
  1. 議事録作成は義務か?
  2. 議事録は誰が作成するか?
  3. 議事録はいつ作成するか?
  4. 議事録に記載しなければならない内容は?
  5. 議事録に押印する?
今回は5番目の「議事録に押印する?」です。

回答

原則、押印は不要です。
例外があり、押印しなければならないことがあります。
押印は、「議事録は作成しなければならないのでしょうか?」でお話をした「議事録の作成目的」により異なります。

  1. 会議内容の記録
  2. 申請などの添付書類・提出書類

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会議内容の記録

原則どおり、押印は不要です。
ただし、定款に記名押印するという規定がある場合は、その規定に従って、押印が必要となります。
また、この後お話をする「議案に関係する取締役など」と「法令に規定のある取締役など」は、申請などしない場合であっても、押印した方が良いです。
出席したことや意見などを言うという最低限の義務を怠っていないと証明する意味です。

申請などの添付書類・提出書類

申請先や申請する手続きによって異なります

申請に用いる場合の基本形は、次のとおりです。
基本形ですので、申請先によって扱いが異なる場合もあります。
申請先に確認することをおススメします。
  1. 代表取締役:会社代表者の実印(法務局(登記所)に届出をした印鑑)+印鑑証明書
  2. 議案に関係する取締役など:実印(+印鑑証明書)
  3. 法令に規定のある取締役など:実印(+印鑑証明書)
  4. その他の取締役など:認印

代表取締役

代表取締役で、会社の代表者として、法務局(登記所)に印鑑を届出している場合は、その印(=実印)で押印します。
実印であることを証明するために法務局(登記所)で発行された印鑑証明書も添付します。
提出先が法務局(登記所)の場合、その法務局(登記所)で実印がわかる場合は、印鑑証明書がいらない場合もあります。
印鑑証明書については、法務局(登記所)によって、扱いが異なる場合もあります。
必要に応じて、提出する法務局(登記所)や司法書士に尋ねる方が良いです。

議案に関係する取締役など

一番わかりやすいのは、「取締役の選任」です。
選任された取締役が、この「議案に関係する取締役など」になります。
取締役に限らず、監査役や会計参与、会計監査人なども含みます。
取締役などの個人の実印で押印し、必要に応じて印鑑証明書も添付します。

法令に規定のある取締役など

議事録は何を書かなければならないのでしょうか? 法令編」でお話をした「監査役や会計参与、会計監査人などの意見や発言内容の概要」の発言した人です。
取締役などの個人の実印で押印し、必要に応じて印鑑証明書も添付します。

その他の取締役など

上記にあてはまらない取締役などは認印で押印します。

ご注意

印鑑証明書を添付しない場合、実務上、実印かどうか判断する方法がありません※
事実上、認印と同じ扱いになります。

※代表取締役が会社の代表者としての実印を押印した書類を法務局(登記所)に提出する場合を除きます。

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参考記事(一部広告含む)


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