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株主総会の議事録は何を書かなければならないのでしょうか? 実務編 ~ 株主総会・取締役会議事録の作成について ~

前回から「議事録は何を書かなければならないのでしょうか?」のご質問の回答をご紹介しています。
前回「法令で定められている事項」をお話しましたので、今回は「実務的に記載する事項」のお話をします。

株主総会議事録・取締役会議事録

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議事録関係のご質問

株主総会の議事録、保管していますか?」をお読みいただいた方から、ご質問をいただきました。
議事録関係の質問を合わせて頂きましたので、まとめています。
他にも気になることがございましたら、ご覧ください。

回答

法令で定められている事項」と「実務的に記載する事項」があります。
長くなるので、次のように分けてお話をします。
  1. 株主総会議事録の法令で定められている事項
  2. 株主総会議事録の実務的に記載する事項
  3. 取締役会議事録の法令で定められている事項
  4. 取締役会議事録の実務的に記載する事項

今回は、「株主総会議事録の実務的に記載する事項」をお話します。

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実務的に記載する事項

前回の「法令で定められている事項」は、法令の規定なので、省略できません
それに反し、今回お話をする「実務的に記載する事項」は省略できます

多くの株主総会議事録で実務的に記載されている事項は次のとおりです。

  1. 会社名
  2. 議事録作成日
  3. 議決権に関する事項

その他について記載しないというわけではないです。
どのような内容を記載するのかは、次回「議事録に記載する内容は?」でお話をします。

会社名

前回の「法令で定められている事項」では、会社名が入っていません。
株主総会の議事録、保管していますか?」でお話をしたように、会社に保管していますので、会社名の記載が無いからといって、どの会社の議事録かわからないということはありません。
しかし、株主総会を役所などに提出する場合は、どこの会社の株主総会議事録かわからなくなる可能性もあります。
このため、実務的には、社外に提出する可能性がある議事録には、会社名を記載するようにしています。
このような理由ですから、どこかに書いてあれば良いです。
見たことがあるのは、次のような場所です。

  1. タイトル
  2. 議事録作成日の付近

タイトル

株主総会議事録の冒頭に、「○○株式会社 第○回定時株主総会」というような書き方です。

議事録作成日の付近

次お話をする議事録作成日のそばに記載します。

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議事録作成日

議事録はいつ作成するか?」でお話をしていますが、その日に作成できないこともあります。
いつ作成したかが重要になる場合もありますので、記載するようにしています。

議決権に関する事項

株主総会の議決について」でお話をしたように、株主総会の議決には条件があります。
この条件に関する事項を記載します。
具体的には、次の事項です。

  • 株主総数
  • 発行済株式の総数
  • 議決権を行使することができる株主数とその議決権数
  • 出席株主数とその議決権数

4番目の出席株主には、委任状を提出した株主を含むかどうか、含まない場合はその人数などの記載もします。

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参考記事(一部広告含む)


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