個人情報保護法Web講座

記録はどのようなものに作成しなければならないの? ~ 個人情報の提供時・受領時の記録媒体について ~

前回は、個人情報の提供時や受領時に記録する時期についてお話しました。
今回は、その記録をどのような物に記録する必要があるのか?をお話します。

どのような物に記録するか?

提供時も受領時も同じです。
記録媒体は、下記の3種類です。
  1. 電磁的記録
  2. マイクロフィルム
それぞれについて、もう少し補足説明します。

紙の台帳に記録する場合です。
パソコンなどを利用する場合は、紙の台帳は少ないかもしれません。
その場合でも、利用する機会は多そうです。
その理由は、紙の契約書などを保管する方法も含むからです。
パソコンなどで印刷した契約書などを顧客に署名してもらうような場合、紙をそのまま保管する機会が多いのではないでしょうか。
次の電磁気的記録と併用して紙を保管する方法も使われていきそうです。

電磁的記録

記録をデータベースなどにデータとして保管する場合や、パソコンなどで台帳を作成して、ハードディスクなどの記憶装置に記録する場合です。
ハードディスクに限らず、記憶装置に保管なので、DVDやCDなど、多くの媒体に保存できます。
このため、利用機会は多いと言えます。

ただし、契約書などをスキャンして、電磁気的記録として保存するには、注意が必要です。
電子化したデータは、 次のマイクロフィルムと異なり、改ざんが容易です。
このため、改ざんが疑われることが多くなります。
スキャンなどして電磁気的記録に変換する方法が良いかは、良く検討した方が良いです。

マイクロフィルム

基本的な考え方は、紙の台帳などを撮影するなどして、マイクロフィルムに記録し、保管する方法です。
既に紙の記録があるが、保管方法や場所の問題などで、保管方法を変更する場合等で用いられています。
他の2者に比べると利用機会は少ないでしょう。

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