会社設立・各種手続きWeb講座

広告枠・・・広告やリンク先の保証はしません


議事録はいつ作成しなければならないのでしょうか? ~ 株主総会・取締役会議事録の作成について ~

「議事録はいつ作成しなければならないのでしょうか?」とご質問いただきましたので、ご紹介いたします。
ご質問の議事録とは株主総会議事録だったのですが、一部を除き、取締役会議事録も同様なので、合わせてお話をします。

株主総会議事録・取締役会議事録

広告枠・・・広告やリンク先の保証はしません

議事録関係のご質問

株主総会の議事録、保管していますか?」をお読みいただいた方から、次のようなご質問をいただきました。
それぞれ分けてお話をします。
  1. 議事録作成は義務か?
  2. 議事録は誰が作成するか?
  3. 議事録はいつ作成するか?
  4. 議事録に記載しなければならない内容は?
  5. 議事録に押印する?
今回は3番目の「議事録はいつ作成するか?」です。

回答

株主総会議事録・取締役会議事録のどちらも開催したその日のうちに作成します。

広告枠・・・広告やリンク先の保証はしません

説明

「株主総会の議事録、保管していますか?」でお話をしたように、会社法には次のような保存期間の規定があります。
  • 株主総会の日から十年間
  • 取締役会の日から十年間

それぞれの日から10年ですから、期間の開始は開催日からとなります。
このため、開催日には作らなければならなくなります。

開催してますか?

仕事柄、時折お話を聞くことがあります。 それは・・・「株主総会議事録や取締役会議事録があるのに、実際には開催していない」・・・
議事というくらいですから、議事があっての記録です。
会議が無いのですから、その記録はあり得ません。
その様な書類は、「議事録っぽい」ものであって、議事録ではありません
議事録が会議の開催の代わりにはならないのです。

社長さん一人だけが株主なので、実際には株主総会を開催しないというのは、ある意味仕方がないかもしれません。
しかし、複数の株主がいらっしゃる場合は、それぞれの株主の意見もあります。
また、株主と取締役の意思疎通をする意味でも、開催するようにしましょう。

取締役会とは」でお話をしているように、取締役3名以上と監査役の最低でも4人の人がいます。
それに、「取締役会とは」でお話をしているように、会社法で、3ヶ月以内に1回以上の取締役会の開催が必要と規定されています。

広告枠・・・広告やリンク先の保証はしません

どうしても開催できない・・・

「開催しましょう・・・」とは言われても、遠方に株主がいるなどで、必要なときに開催できない・・・ということも想定されています。

会社法には、株主総会や取締役会の決議があったとみなすための手続きについての規定があります。
開催に変わる手続きなので、「開催しない」としても、手続きは行いましょう。

手続きの内容については、別途お話をします。

タグ:, , , , ,


広告枠・・・広告やリンク先の保証はしません

参考記事(一部広告含む)


質問はこちらから