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記録はいつ作成しなければならないの? ~ 個人情報の提供時・受領時の記録時期について ~

前回までは、個人情報の提供時受領時に記録する内容についてお話しました。
今回は、その記録を何時作るのか?をお話します。

記録の作成時について

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提供時

個人データを提供した都度速やかに作成する必要があります。

「提供した都度」と言っていますが、実際には、提供する前、「提供する予定の時点」で作成しておくこともできます。
記録に漏れが合ってはいけないという趣旨なので、提供前に作っても問題にはならないでしょう。。。

ちなみに、提供した「都度」となっていますが、提供用に個人データを用意した段階で(=提供前に)、作ってもよいです。
このため、一度に複数名の個人データを提供する場合の記録は、個人ごとに個別に作成する必要はなく、複数名分を一度に作成することができます。

受領時

提供時を受領時と読み替えれば、違いはありません。

ただ、現実的には、提供時と異なり、何らかのミスなどが発生する場合もあるので、実際にどの個人データがもらえるかは確定しないため、受領前に先に作っておく事は難しいでしょう。

その理由は、記録に必要なデータにあります。
受領時の記録内容でお話したように、記録を作成するには、対象者が誰かを特定できる情報が必要となります。
改正以前の個人情報の定義でもお話したように、対象者が誰か?がわかるデータであれば、個人データに該当します。
個人データに該当するデータを受けた時点で、個人データを受領していることになります。
このため、以前受領したデータの変更分を受領するなどの特殊な場合を除き、先に記録を作成することは現実的には、難しいでしょう。

一定期間に何度も提供・受領する場合について

定期販売などの場合、一定期間何度も継続して個人データを受け渡す場合があります。
このような場合、毎回記録を作成していては情報量も増えますし、記録の保管なども大変です。
このため、一定期間、何度も提供・受領する場合については、一括して記録することが認められています。

代行により記録を作成する場合について

提供時も受領時も同じタイミングで作成するので、一方がもう一方の記録を代行して作成することもできます。
ただ、記録は双方で保管することが原則です。
このため、代行する側が記録を怠っていた場合、代行してもらっていたことを理由に、記録を怠っていた責任は免れません
どちらも等しく記録を怠っていた責任が発生しますので、ご注意ください。

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まとめ

記録のタイミングは、以下の通りです。

原則

提供や受領した速やかに作成する。

例外

  • 提供や受領するに作成することもできる。
  • 一定期間に何度も提供・受領する場合は、一括して記録することもできる。
  • 一方が他方の記録を代行して作成することもできる。

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