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株主総会の議事録は何を書かなければならないのでしょうか? 法令編 ~ 株主総会・取締役会議事録の作成について ~

「議事録は何を書かなければならないのでしょうか?」とご質問いただきましたので、ご紹介いたします。

株主総会議事録・取締役会議事録

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議事録関係のご質問

株主総会の議事録、保管していますか?」をお読みいただいた方から、次のようなご質問をいただきました。
それぞれ分けてお話をします。
  1. 議事録作成は義務か?
  2. 議事録は誰が作成するか?
  3. 議事録はいつ作成するか?
  4. 議事録に記載しなければならない内容は?
  5. 議事録に押印する?
今回は4番目の「議事録に記載しなければならない内容は?」です。

回答

「法令で定められている事項」と「実務的に記載する事項」があります。
長くなるので、次のように分けてお話をします。

  • 株主総会議事録の法令で定められている事項
  • 株主総会議事録の実務的に記載する事項
  • 取締役会議事録の法令で定められている事項
  • 取締役会議事録の実務的に記載する事項

  • 今回は、「株主総会議事録の法令で定められている事項」をお話します。

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    法令で定められている事項

    法令の規定なので、省略できません
    会社法施行規則72条には次のように規定されています。
    わかりやすいように書き換えていますので、正確なところは。会社法施行規則72条をご覧ください。

    1. 株主総会が開催された日時及び場所
    2. 株主総会がどのように進んだかの要領とその結果
    3. 監査役や会計参与、会計監査人などの意見や発言内容の概要
    4. 株主総会に出席した役員などの氏名(名称)
    5. 株主総会の議長の氏名
    6. 議事録の作成の職務を行った取締役の氏名

    株主総会が開催された日時及び場所

    そのままです。
    最近ではTV会議などの方法もあるので、開催場所に居なくても参加できる場合がでてきました。
    このため、開催場所に居ない参加者の出席の方法も記載が必要です。

    株主総会がどのように進んだかの要領とその結果

    次の意見や発言と異なり、株主総会の進み方の要領ですので、詳細に記載する必要はありません。
    その結果ですので、
    • 決議をしたら決議の結果
    • 決議がなくても議論の結果
    を記載する必要があります。

    監査役や会計参与、会計監査人などの意見や発言内容の概要

    会社法で株主総会での意見表明や発言を求められている人については、その概要を記載します。
    これは、法令を遵守しているという意味があります。
    それに、「取締役の任務懈怠責任」などの「役員の会社に対する責任」を果たすという意味もあります。

    株主総会に出席した役員などの氏名(名称)

    「役員など」の具体例は、取締役、会計参与、監査役、会計監査人です。
    実際には、「役員って何?」でお話をしている人(株主総会などの会議以外)です。

    株主総会の議長の氏名

    議長の名前です。
    議長については、「株主総会の議長は誰ですか?」「株主総会で議長と司会の違いはありますか?」でお話をしていますので、ご覧ください。

    議事録の作成の職務を行った取締役の氏名

    作成をした取締役です。
    「取締役が作成していない・・・」というようなこともあります。
    その様な場合など、詳細は、前々回「議事録は誰が作成するか?」でお話をしています。

    次回「実務的に記載する事項」のお話をします。

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    参考記事(一部広告含む)


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