株主総会や取締役会の議事録、保管していますか？　～　株主総会・取締役会議事録の保管期間について　～

• 投稿日：2015-10-22　
• 最終更新日：2019-06-04　
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• カテゴリ：議事録

少なくとも毎年１回行われる株主総会。
開催後に議事録を作られているはずですが、保管されていますか？
この議事録、どのくらいの間保管しなければならないのでしょか？
株主総会議事録も、取締役会議事録も、基本な考え方は同じなので、株主総会議事録を先にお話をし、差異の生じる部分のみ、最後にまとめてお話をします。

株主総会議事録の保管について

議事録関係のご質問

「株主総会の議事録、保管していますか？」をお読みいただいた方から、ご質問をいただきました。
議事録関係の質問を合わせて頂きましたので、まとめています。
他にも気になることがございましたら、ご覧ください。

保管期間は保管する場所によって異なる

最初にお話しておきます。
実は、議事録の保管する期間は保管する場所によって異なります。

このため、保管する場所をお話してから、それぞれの保管場所のお話をします。

保管する場所は？

保管場所はどこ？

株主総会の議事録の保管場所は、以下のとおりです。

1. 本店
2. 支店

登記簿に記載されている会社の場所は、本店と支店です。
厳密にいうと、帳簿を管理している会計参与などの場所も記載されています。
この場所には、会計など業務に必要な書類があります。
しかし、株主総会の内容は、会計だけではありません。
というより、議題によっては、全く会計に関係しない場合もあります。
他の場所に保管することを禁止されていることは無いので、会計に関係するような場合は議事録を保管しておいても良いかも知れません。

本店や支店のどこに？

「どこに保管しなければならない」と詳細まで決まっているわけではありません。
このため、本店や支店であれば、どこでも良いことになります。

ただ、倉庫の奥など出してくることが大変な場所は避けたほうが良いです。

というのも、株主や債権者などが、「株主総会議事録を見たい」と営業時間内に会社に来た場合、会社は見せなければならないからです。

倉庫の奥などでは、見せるまでに時間がかかりすぎる場合もあるので、見せることを意識して保管場所は選んだほうが良いでしょう。

ご注意

支店に保管しているから本店には保管しなくて良いということではありません。
本店と支店の両方に保管が必要です。
先ほどの倉庫の奥ではないですが、見せるまでの時間がかかりするので、本店とすべての支店に保管が必要です。

保管する場所ごとの保管期間は？

それぞれの保管場所の保管期間は以下のとおりです。

本店	１０年
支店	５年

このように本店と支店では、倍違います。
６年より前の議事録は支店に保管する必要がありません。

保管期間を過ぎたら、廃棄しないとダメ？

保管期間は、最低でも保管しなければならない期間ですので、それ以上であってもよいのです。
このため、６年目以降も支店で見ることができても良いです。
株主等の関係で、保管期間の管理が難しければ、一律１０年保管するということもできます。

取締役会議事録との差異は？

取締役会議事録との差異は、保管場所です。
「取締役会の議事録はどこに保管しておけばよいですか？」でお話をしているように、保管場所は、本店でみです。
保管期間は、株主総会議事録と同じです。

本店

１０年

タグ：会計参与, 会計監査人, 株主総会, 議事録

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