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議事録は作成しなければならないのでしょうか? ~ 株主総会・取締役会議事録の作成について ~

「議事録は作成しなければならないのでしょうか?」とご質問いただきましたので、ご紹介いたします。
ご質問の議事録とは株主総会議事録だったのですが、取締役会議事録も同じなので、合わせてお話をします。

株主総会議事録・取締役会議事録

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議事録関係のご質問

株主総会の議事録、保管していますか?」をお読みいただいた方から、次のようなご質問をいただきました。
それぞれ分けてお話をします。
  1. 議事録作成は義務か?
  2. 議事録は誰が作成するか?
  3. 議事録はいつ作成するか?
  4. 議事録に記載しなければならない内容は?
  5. 議事録に記載する内容は?
今回は最初の「議事録作成は義務か?」です。

回答

作成が必須です。
「株主総会議事録」「取締役会議事録」「監査役会議事録」のいずれも、会社法で作成が義務付けられています。
法令で決まっているだけでは、作成内容がわかりにくいので、作成理由について、もう少しお話をします。

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議事録の作成目的

議事録の作成は、大きく分けると次のような目的があるためです。

  1. 会議内容の記録
  2. 申請などの添付書類・提出書類

会議内容の記録

記録が必要なのは、次の2つの理由です。

  1. 出席者の決議内容などを忘れないため
  2. 出席者以外が決議内容などを知るため

出席者の決議内容などを忘れないため

出席者が議決内容を間違えて覚えているなどした場合、後々、トラブルになる場合もあります。
特に、自分に影響のあるような決議の場合は、有利な方向で誤解することも、起こりえます。
このため、議事録を作成して、決議内容を記録し、トラブルを防止するのです。

また、純粋に期間が経って、決議事項を忘れた場合に、読み返して思い出すことができます。

出席者以外が決議内容などを知るため

株主総会の場合、出席しない株主や債権者などの利害関係人が株主総会の内容を確認したい場合もあります。
出席者に確認することも可能ですが、忘れたり誤解したりする場合もあるので、議事録で確認できるようにしています。

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申請などの添付書類・提出書類

一つ前の「出席者以外が決議内容などを知るため」と意味は同じです。

登記の申請、許認可の申請など、申請書類の添付書類や提出書類として議事録が必要な場合があります。
この講座をお読みの方の場合、登記の申請に必要なことが多いのではないでしょうか。

また、「利益相反 ~ 取締役の忠実義務の規則 ~」でお話をしたように、利益相反契約を行う場合、取締役会(なければ、株主総会)での議決が必要です。
この議決があったことを確認するために、該当する議事録を契約書に添付する場合もあります。

まとめ

「株主総会議事録」「取締役会議事録」「監査役会議事録」のいずれも、必ず作成しなければならない書類です。
忘れずに作成し、保管期間保管場所で保管するようにしましょう。

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参考記事(一部広告含む)


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