個人情報保護法Web講座

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第三者提供に係る記録の内容について

前回まで、個人情報取扱事業者の義務についてお話しました。
今回は、お話しきれていなかった提供に関する個人情報取扱事業者の義務とは?の中の、「第三者提供に係る記録の作成等」から、記録の内容についてお話します。

第三者提供に係る記録の内容について

記録の内容は、以下のとおりです。
  1. 「法第 23 条第 1 項又は法第 24 条の本人の同意を得ている旨」又は「当該個人データを提供した年月日」
  2. 当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項(不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨)
  3. 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
  4. 当該個人データの項目
それぞれについてもう少し補足説明します。

「法第 23 条第 1 項又は法第 24 条の本人の同意を得ている旨」又は「当該個人データを提供した年月日」

提供に関する個人情報取扱事業者の義務とは?で、原則として、提供するには同意が必要とお話しました。
同意を得ているのであれば、同意を得ていると記録が必要とされています。
同意を得たという記録だけでは、後々問題になるかもしれません。
このため、後々問題にならないように、同意を得た書類や記録、データベースのデータなども残しておく必要があります。

原則以外として、例外のお話もしました。
例外の場合、同意を得ているわけではないので、提供した日付を記録しておく必要があります。
同意を得ていれば、遅かれ早かれ提供されるのですから、いつ提供したのかは余り問題にはならないと考えられます。
それに対して、同意を得ていない場合は、いつ提供されたのかは気になるところです。
このため、提供日を記録しておく必要があります。

当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項(不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨)

氏名や名称は、そのままですね。
それでは、「その他の当該第三者を特定するに足りる事項」とは、何でしょうか?

「その他の当該第三者を特定するに足りる事項」とは?

商品の販売をしている場合を例にお話します。
商品を複数の仕入れ先から仕入れる場合に、データベースなどで、取引先などを番号管理していることは多いです。
この場合、取引先名を記録するより、データベースの取引先番号の方が、扱いやすいことが多いです。
データベースの取引先番号は一対一で対応させるので、取引先番号が判れば、その相手が特定できます。
取引先に個人情報を提供するのであれば、この取引先番号が「その他の当該第三者を特定するに足りる事項」になります。

「不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨」とは?

例えば、個人データをインターネット上に公開している場合です。

個人名をそのまま公開するような例は少ないと思いますが、改正前後の個人情報の違いとは? ~以前からの個人情報~でお話したように、情報を照合したら、個人が特定される場合はあってもおかしくはなさそうです。

インターネットで公開すれば、情報を見ることができる人は不特定でしょうし、多数になるでしょう。

このような場合、「不特定かつ多数の者に対して提供した」という記録が必要になります。

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当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項

本人の氏名はそのままです。
提供先と同じように、こちらにも、「その他の当該本人を特定するに足りる事項」があります。
これも、同じ意味ですので、同じように商品の販売を例にお話します。

「その他の当該第三者を特定するに足りる事項」とは?

商品を販売する場合に、データベースなどで、お得意様を番号管理していることは多いです。
お得意様番号を、取引先番号に置き換えると、先ほどお話した提供先と同じことになります。
このお得意様番号が「その他の当該第三者を特定するに足りる事項」になります。

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当該個人データの項目

個人データについては、既にお話していますので、説明はそちらをご覧いただくとして、その項目を記録する必要があります。

具体的には、個人情報とは?などでお話したような、下記のような項目です。
代表例なので、詳しくは、個人情報とは?をご確認ください。
  1. 氏名
  2. 住所
  3. 電話番号
  4. メールアドレス
  5. 生年月日
  6. 商品の購入履歴
今回は、個人情報を提供する側の記録内容のお話をしました。
次回は、個人情報の提供を受ける側の記録内容のお話をします。

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参考記事(一部広告含む)


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