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情報管理に関する個人情報取扱事業者の義務とは? その3

個人情報取扱事業者の義務」の概略については、既にお話しました。
今回は、この「個人情報取扱事業者の義務」の中から、情報管理に関連する義務についての最後までをお話します。

利用に関する個人情報取扱事業者の義務

情報管理に関連する義務とは?

前回のおさらいです。
情報管理に関連する義務は大きく分けると以下のように分けられます。
個人情報の対象である本人との対応の義務です。
  1. 保有個人データに関する事項の公表等
  2. 開示
  3. 訂正等
  4. 利用停止等
  5. 理由の説明
  6. 開示等の請求等に応じる手続
  7. 手数料
  8. 事前の請求
今回は、5番目の「理由の説明」から最後の「事前の請求」についてお話します。

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理由の説明

既にどの項目でも、請求を行った請求者に結果を通知するようにお話しています。
この通知をする時に、結果が請求どおりで無い場合は、その理由を説明するようにします。

請求どおりで無い場合とは、今までお話した「訂正等をしない」場合や「利用停止等をしない」場合だけではありません。
請求と異なる対応をする場合も含まれます。
例えば、訂正の請求の内容が間違っていて、正しい内容で訂正する場合などが含まれています。

間違っているなら間違っていると伝えましょう!ということです。

その他、訂正等や利用停止等をしない場合のところでお話した内容を伝えましょう!という意図です。

開示等の請求等に応じる手続

手続きとは?

該当する手続きを公開することは既にお話しました。
ここで言っている手続きは、それだけではありません。
個人データが保有されているかどうかわからない場合もあります。
その場合、保有されているかかどうかや保有されている個人データを特定できる情報の提供を請求することができないと、請求もできません。
このため、この特定に必要な情報の提供に適切な方法で応じなければなりません。
適切な方法であれば良いので、手続きの内容についてはある程度自由に決められますが、請求する人に多大な負担がかかるような方法は認められません。
どのくらいの負担になるか、考えながら決める必要があります。

具体的には以下のような項目を公開します。
  1. 開示等の請求等の申出先
  2. 開示等の請求等に際して提出すべき書面(紙だけではなくパソコンなどのデータでもOK)の様式
  3. その他の開示等の請求等の受付方法
  4. 開示等の請求等をする者が本人又はその代理人であることの確認の方法
  5. 保有個人データの利用目的の通知又は保有個人データの開示をする際に徴収する手数料の徴収方法
基本的には、先ほどお話した苦情の受付と同じです。
追加情報としては、手数料の話や聞かなければならない項目をまとめた様式、漏洩問題を起こさないための本人や代理人の確認方法があります。

本人以外も手続きできるの?

今までお話した請求については、本人だけではなく、代理人も請求することができます。
この場合の代理人とは、親権者や成年後見人などの法定代理人だけではなく、本人が委任した代理人も含まれます。
できると言っても、本人の代理人であることの確認は必要ですので、お忘れなきよう!

代理人であることの確認を怠ったり、代理人でない人に開示等をした場合は、漏洩問題になりますので、特に注意が必要です。

手数料

手数料を取ることができるとお話してきました。
それでは、手数料は自由に決められるのか?という問題です。

基本的には自由に決められると言っても良いです。
なぜ基本的かというと、手数料ですから手間賃や手続費用など実費に対して合理的に認められる範囲でなければならないためです。
言い換えると、開示等の手続きは、利益を得るようなサービスではないということです。
事業活動をしているのですから、多くの場合、手続き自体にかかる費用に利益を載せて手数料を決めるでしょう。
そのようなことをしてはいけないとまでは言いませんが、過大と受け取られるような手数料はNGです。

事前の請求

何に対する事前の請求なのかというと、裁判です。
今回お話したような請求に関して裁判する場合は、事前に請求をする必要があるというものです。
請求が相手に届いてから2週間経たないと、裁判をすることができないという規定です。

裁判は負担が大きいので、事前に話をしてね・・・という意味ですね。
相手が請求に応じてくれれば、裁判の必要もないですし。

相手が請求に応じないということがわかれば、2週間経たなくても、裁判をすることができます。

また、裁判は嫌だが請求にも応じるつもりがないと、請求の受け取りを拒否した場合の規定もあります。
その場合は、その請求が通常到達すべきであった時に、到達したものとみなすとなっています。
逃げ得は許さないということですね。

次回は、苦情処理についてお話します。

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