個人情報保護法Web講座

保管している個人情報は、いつ廃棄しなければなりませんか? ~ 個人情報の廃棄の時期 ~

「保管している個人情報は、いつ廃棄しなければなりませんか?」とご質問いただいたので、こちらでご紹介します。

個人情報の廃棄の時期

保管に関連する義務とは?でお話をしているように、いつまでも個人情報を保管していることはできません。

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回答

利用する必要がなくなった時に消去(廃棄)します。

利用する必要がなくなったら、すぐに消去(廃棄)しなければならないの?

「すぐ!」と答えたいところですが、次のような理由で、違う答えになります。

  • 利用が不要と思っても、実は必要になるかも・・・
  • 実務的にすぐは無理・・・
  • 個人情報保護法以外の法律で保管期間がある場合も・・・

  • 利用が不要と思っても、実は必要になるかも・・・

    保管に関連する義務とは?の「利用する必要がなくなった個人データは消去する義務」の例でお話をしているように、アンケートの景品発送であっても、再配達の手続きが発生するようなことがあります。
    これは一例ですが、不要と思っても、実は必要になることもあります。
    本当に不要になったかは確認しましょう。

    実務的にすぐは無理・・・

    多くの個人情報を保管している場合、すぐに消去(廃棄)しようとしてもできない場合もあります。
    例えば、データベースに入っているデータであれば、消去(廃棄)はすぐにできるかもしれません。
    しかし、紙で保管している場合など、大量に廃棄するのは、それなりに時間がかかります。
    このような場合もあるため、遅滞なく消去(廃棄)すればよいです。

    ただし、「遅滞なく」ですので、長期間とならない、説明できる合理的な期間である必要があります。

    個人情報保護法以外の法律で保管期間がある場合も・・・

    個人情報保護法としては、消去(廃棄)しなければならなくなっても、他の法令で保管期間が定められている場合があります。
    例えば、税法や会社法などでは一定の契約書の保管期間があります。
    このような場合、個人情報保護法の対応として消去(廃棄)しても、他の法令違反になります。
    この場合は、利用が不要になったわけではなく、監査などで必要になることがあると考えると最初のお話と同じといえそうです。

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