個人情報保護法Web講座

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個人情報データベース等とは

今回は、個人情報保護法でいう「個人情報データベース等」についてお話します。 この「個人情報データベース等」、言葉のせいか誤解されている方が多いので、先にお話します。 個人情報を取り扱う単位にもなりますので、重要な用語です。 それではお話します。

個人情報データベース等とは?

実務で相談を受けていると、誤解されているとわかる事があります。
誤解されているのでは?と思ってよくお話を聞くと、誤解されている理由は、データベース等という言葉にあります。
データベースというと、コンピュータを使って管理すると思い浮かべる方が多いです。
実は、これが誤解の元なのです。
順を追ってお話します。

個人情報データベース等の定義

個人情報データベース等」は、個人情報保護法で、次のように定義されています。
(注)わかりやすいように用語の置き換えと要約をしていますので、厳密な意味では違います。
違いについては、後程、具体例で補足します。

  • 個人情報を含む情報の集合物
  • その中でも次の集合物
    1. 個人情報をコンピュータで検索できるように体系的に構成したモノ
    2. 個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したモノ

多くの方が思われている通りの内容が【1】になります。
それだけではなく【2】もあります。

見て頂くとわかるように、【2】には、コンピュータという言葉が出てきません。
そうなんです。
コンピュータを使わない場合でも、「個人情報データベース等」に該当する物があるのです。

個人情報データベース等の具体例

ここからは、どのような物が「個人情報データベース等」になるのか、定義の内容を元に、具体的な例を挙げて、お話します。

個人情報をコンピュータで検索できるように体系的に構成したモノ

多くの方が思われれいるような内容です。
代表例は、パソコンに保存して検索できるようにしてある、(個人情報を含む)データやファイル、データーベースと呼ばれるもの。
検索できればよいので、メールソフトのアドレス帳やFAX送信ソフトなどの電話帳も含まれます。
また、名刺をパソコンで管理されているとお聞きすることもあります。
この名刺管理ソフトも含まれることになります。
商品のご案内や年賀状などの季節のご挨拶など、住所を印刷するようなソフトもありますね。
このようなソフトも、含まれることになります。

色々とお話しましたが、個人情報を扱うソフトを使っていれば、それが表計算ソフトであっても、「個人情報データベース等」になります。
一般的な表計算ソフトには検索機能がついていますから。

データベースとして思い浮かべる以上に広範囲のソフトやファイルなどが含まれることがお分かりいただけたでしょうか。

さて、お気づきの方もいらっしゃるかもしれませんが、アドレス帳や電話帳って、スマートフォンや携帯電話にもありますよね。
実は、スマートフォンや携帯電話も、先ほど定義でお話したコンピュータに含まれます。
定義のとことで違いがあると言ったのは、このようなことです。

個人情報保護法では「電子計算機」なんていう、いつの言葉だ?と感じる言葉を使っています。
実は、現在、ほとんど全ての電子機器は、この「電子計算機」に含まれると考えて問題ないほど、広い意味を持ちます。
このため、スマートフォンや携帯電話だけではありません。
例えば、電子手帳や固定電話、FAXでも、電話帳やアドレス帳など、個人情報を記録して検索する機能があれば、その機能は「個人情報データベース等」に該当します。

コンピュータというと、パソコンをイメージされる方が多いですが、このように、かなり広い意味なのです。
このため、うちの会社は小さいからデータベースなんて作っていない・・・とは思わないで注意して探してみてはいかがでしょうか。
意外なところから「個人情報データベース等」が出てくるかもしれませんね。

個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したモノ

ここまでお話の例に出てきた、電話帳やアドレス帳を紙で作っている場合はどうでしょうか?

これが、【2】の定義に該当する物です。

手帳や住所録など、身近な物も「個人情報データベース等」に該当します。
一般的な手帳や住所録などは、必要なときに探しやすいように、五十音順になるなど、工夫されていますから。
また、会社の従業員などの情報をファイリングして保管している場合もあるでしょう。
この場合、社員番号だったり、入社順だったり、五十音順だったりと、整理の仕方は違っても、ファイリングする規則などはあると思います。
整理の規則に従えば、探しやすいので、このファイリングしたものも含まれます。

それでは、整理しやすいような規則やきまりなどなく、雑多に集めた場合はどうでしょうか?
整理していない、単に集めた「名刺の束」などは、「個人情報」には該当しても、「検索することができる」とは言い難いので、含まれません。
アンケート結果のはがきの束など整理していないただ集めただけであれば、同じ理由で、含まれません。
このように、整理しやすいような規則やきまりなどなく、雑多に集めた場合は、「個人情報データベース等」には含まれないのです。

この含まれないモノがあるということが、コンピュータなどに保存されているデータなどと大きく異なる点です。
コンピュータのデータの場合、雑多に入力しても、ほとんどの場合、検索することができるので、含まれない事の方が少ないからです。

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検索できても「個人情報データベース等」に該当しないものがある?

個人情報保護法は、個人の権利利益を保護することを目的としています。
このため、利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものは該当しないことにしました。

それが次のいずれにも該当するものです。
  1. 不特定かつ多数の者に販売することを目的として発行されたものであって、かつ、その発行が法又は法に基づく命令の規定に違反して行われたものでないもの
  2. 不特定かつ多数の者により随時に購入することができ、又はできたもの
  3. 生存する個人に関する他の情報を加えることなくその本来の用途に供しているもの

不特定かつ多数の者に販売することを目的として発行されたものであって、かつ、その発行が法又は法に基づく命令の規定に違反して行われたものでないもの

合法的に販売されている物です。
非合法の物は、どうどうと販売されていると捕まりますから、販売より「市販のもの」と言い換えた方が分かりやすいかもしれません。

不特定かつ多数の者により随時に購入することができ、又はできたもの

特定の人にしか販売しないモノは「個人情報データベース等」に該当します。
不特定でも少数しか販売しないモノも同じですね。
先ほど言い換えた「市販のもの」でしたら、不特定で多数の人に販売するという意味では分かり易そうです。
「市販のもの」でも、販売中止になることはありますから、条件は満たしていそうです。

生存する個人に関する他の情報を加えることなくその本来の用途に供しているもの

「市販のもの」でも、それにメモ書きするなどしたら、「個人情報データベース等」に該当しますという意味ですね。

具体的な例は・・・

以上をふまえて、具体的な例を挙げると、
  • 市販の電話帳
  • 市販の住宅地図
  • 市販の職員録
  • 市販のカーナビゲーションシステム
・・・等です。

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