株主総会の議事録、保管していますか? ~ 株主総会議事録の保管期間について ~

少なくとも毎年1回行われる株主総会。
開催後に議事録を作られているはずですが、保管されていますか?
この議事録、どのくらいの間保管しなければならないのでしょか?

株主総会議事録の保管について

保管期間は保管する場所によって異なる

最初にお話しておきます。
実は、議事録の保管する期間保管する場所によって異なります。

このため、保管する場所をお話してから、それぞれの保管場所のお話をします。

保管する場所は?

保管場所はどこ?

株主総会の議事録の保管場所は、以下のとおりです。

  1. 本店
  2. 支店

登記簿に記載されている会社の場所は、本店と支店です。
厳密にいうと、帳簿を管理している会計参与などの場所も記載されています。
この場所には、会計など業務に必要な書類があります。
しかし、株主総会の内容は、会計だけではありません。
というより、議題によっては、全く会計に関係しない場合もあります。
他の場所に保管することを禁止されていることは無いので、会計に関係するような場合は議事録を保管しておいても良いかも知れません。

本店や支店のどこに?

「どこに保管しなければならない」と詳細まで決まっているわけではありません。
このため、本店や支店であれば、どこでも良いことになります。

ただ、倉庫の奥など出してくることが大変な場所は避けたほうが良いです。

というのも、株主債権者が株主総会議事録を見たいと営業時間内に会社に来た場合、会社は見せなければならないからです。

倉庫の奥などでは、見せるまでに時間がかかりすぎる場合もあるので、見せることを意識して保管場所は選んだほうが良いでしょう。

ご注意

支店に保管しているから本店には保管しなくて良いということではありません。
本店と支店の両方に保管が必要です。
先ほどの倉庫の奥ではないですが、見せるまでの時間がかかりするので、本店とすべての支店に保管が必要です。

保管する場所ごとの保管期間は?

それぞれの保管場所の保管期間は以下のとおりです。

本店 10年
支店 5年

このように本店と支店では、倍違います。
6年より前の議事録は本店でなければ見れなくなります。
会計参与の場所ではないですが、支店で見ることができても良いです。
株主等の関係で、保管期間の管理が難しければ、一律10年保管するということもできます。

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