株主総会の議事録はどこに保管しておけばよいですか? ~ 株主総会議事録の保管場所について ~

「株主総会議事録を紛失しないように銀行の貸金庫の保管したいが、ダメなのか?」とご質問頂いたので、ご紹介します。

議事録の保管場所は?

議事録の保管場所については、株主総会議事録の保管期間についてで、本店と支店とお話しました。

それでは、本店と支店以外では、保管してはいけないのでしょうか?

場所についての規定

場所について会社法では、どのようになっているのでしょうか?
下記の2つで分かれています。

  1. 書面
  2. 電磁的記録

それぞれについて、条件が異なるので、分けてお話します。

書面

会社法の書面についての規定を抜き出してみます。

  1. 本店について
    議事録をその本店に備え置かなければならない。
  2. 支店について
    議事録の写しをその支店に備え置かなければならない。

例外規定がないので、本店・支店に置かないということはできないようです。

電磁的記録

書面と同様に、会社法の電磁的記録についての規定を抜き出してみます。

  1. 本店について
    議事録をその本店に備え置かなければならない。
  2. 支店について
    議事録の写しをその支店に備え置かなければならない。
    ただし、当該議事録が電磁的記録をもって作成されている場合・・・

本店については、例外規定がないので、書面同様、置かないということはできないようです。
支店については、例外規定がありますので、置かないということができるようです。

目には見えない電磁的記録なので、置く置かないというのも違和感がありますが・・・
実際には、ハードディスクやCD,DVDなどの記録媒体を置いておくというとわかりやすいかもしれません。

ただ、電磁的記録は、保存されている場所以外でも表示することができるので、表示できれば、支店には置いておかなくて良いとなっています。

本店には必ず置いておくという意味

電磁的記録であれば、支店のところでお話しました通り、表示できるため、記録媒体が本店になくても、良さそうな気がします。
しかし、会社法では、例外を設けていません。
これは、通信障害が発生した場合を想定しているからと考えれば良いです。
本店に記録媒体が無い状態で、通信障害が発生した場合、本店に株主総会議事録を見に来た人が、閲覧などができなくなります。
本店の通信環境に問題があれば、支店でも問題が発生していることがあり得ます。
その場合、株主総会議事録を見ることができなくなります。
このため、本店に記録媒体を置いておけば、通信環境に問題が出ても、本店では閲覧などができることになります。
その様なことを考えて、本店には記録媒体を必ず置いておくと規定していると考えるとわかりやすいです。

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