記録として残すため

契約書が必要な理由で「記録として残すため」とお話しすると、なぜ契約書が必要なのか?に記載した『相手を信用していないから必要だ』が出てきそうです。。。

ここでは、違った側面のお話をします。
ビジネスに限って言えば、Noとお話ししました。
理由は、以下の3項目です。

  1. 人は忘れるし、勘違いもする
  2. 契約関係者への説明資料
  3. 第三者への説明資料

それぞれのお話をしましょう。

人は忘れるし、勘違いもする

信用できないとかではなく、人間なので、忘れもすれば、勘違いもします。。。というお話です。
なぜ契約書が必要なのか?でお話ししたことと重複しますが、
契約交渉の過程で条件の変更はよくある話です。
条件変更をして、お互いに合意した後、しばらくすると、
最終的な条件の詳細まで覚えていなかったり、
似たような契約を複数行っている場合等では、
それぞれの契約での条件を勘違いして覚えていたり
することが生じる場合があります。
契約書として残っているので、
あいまいになった記憶を頼りにせずとも、
契約書を確認することにより、
契約を遂行することができます。

契約の関係者への説明資料

ビジネスの現場では、通常、契約交渉に社員全員が関与することはありません。
営業担当者や営業部門、経営層など、
契約に関係する人や部署が契約交渉を行います。

契約締結後に、開発部門や経理部門などの契約の関係者に
契約内容の詳細を説明するのは、なかなか大変です。
なぜ契約書が必要なのか?では、契約の相手方に対してでしたが、
今度は、契約の関係者に対して、同じように説明や合意内容を伝えるツールになります。

契約の第三者への説明資料

会社には、いろいろな関係者がいます。
例えば、株式会社でしたら株主、税理士や公認会計士、銀行などの金融機関、
さらに上場企業であれば証券会社など、ビジネスの契約には直接関係しない第三者がいます。

この第三者が会社の状態を確認するために、各契約ごとの説明をしていたら大変ですし、
客観的に判断するには、契約の相手方からもお話を聞かなければならなくなります。
契約の相手方からまでお話を聞くのでは、時間がかかりすぎてビジネスとして非効率です。
契約書があれば、合意内容が記載されているので、客観的な判断ができます。

当然、裁判になれば、裁判官も契約書の内容を確認して、客観的な判断を下すことになります。
裁判では、契約書だけではないですが、契約書は重要な証拠として扱われることに違いはありません。

次は、契約書の構成について、お話しします。

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