契約書の紙質について

契約書の紙質について考えたことはありますか?

契約書として使用する紙は、あまり意識されません。
何か特別な契約書で、紙にまでこだわることもないわけではないですが、実務的にこだわりのある方には皆無に近いです。

そのくらい意識されない紙質なのですが、チェックポイントはありますので、今回はそのお話をしましょう。

法令などで紙質の規定がある?

法令で、紙質を問われることはほとんどありません。
しかし、官公庁や役所によっては、提出書類の紙を指定する場合はありますので、許認可など提出書類の場合は気をつけましょう。
だた、この提出書類には契約書は含まれないので、このお話では省略します。

法令でも規定がなく、契約当事者も気にしないとなると、どのような事を気をつけなければならないのでしょうか?

法令などでは保存期間の規定がある

答えから言うと、法令では紙質の規定はありませんが、保管期間についての規定はあります。

例えば、税法では、契約書は、「帳簿書類等」として、決算後7年間保管しなければなりません。※帳簿書類等の保存期間及び保存方法参照
さらに長いものだと、会社法では、契約書の内容が、「その事業に関する重要書類」に該当すると、会計帳簿閉鎖の時から10年間保管しなければなりません。

少なく考えても7年は契約書がその内容が確認できる状態である必要が出てきます。
7年間保管に耐え得る紙質でなければならないことになります。
最近でこそ減ってはきましたが、FAXなどでは今でも感熱紙を使用されているところもあります。
感熱紙は年単位の保存が難しいことが多いです。
このため、感熱紙は不向きです。

では、通常のコピー用紙ではどうでしょうか?
プリンタなどで使用されているコピー用紙は、ほとんどが7年位は保管できます。
濡らしたり、複数回折り曲げたり、乱暴に扱ったりしなければですけど、実務的にそのような扱われ方はしないはずなので。

コピー用紙の場合はプリンタが問題になる場合も

コピー用紙の場合、どちらかというと、紙質より、プリンタの方が問題になります。
摩擦で落ちやすいインクがあるためです。
摩擦でインクが落ちてしまうと、読めなくなるので契約書の印刷やコピーには不向きです。

一部は変わってきていますが、今でもインクジェットプリンタの中には、摩擦で落ちるインクの場合がありますので、注意が必要です。

今回は、あまり意識されない、契約書の紙質とインクについてお話してみました。

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